CUSTODIA, COMODATO E DEPOSITO

Su proposta del Soprintendente archivistico il Ministero ha facoltà di fare trasportare e temporaneamente custodire in pubblici istituti (Archivi di Stato) archivi pubblici e privati dichiarati per garantirne la sicurezza o assicurarne la conservazione¹

Inoltre il Ministero, sempre dietro impulso del Soprintendente, ha facoltà di disporre a spese dell’ente pubblico il deposito coattivo negli Archivi di Stato competenti delle sezioni separate di archivio, ovvero di quella parte degli archivi degli enti pubblici che avrebbe dovuto costituirne sezione separata.²

I direttori degli archivi e degli istituti che abbiano in amministrazione o in deposito raccolte o collezioni pubbliche possono ricevere in comodato dai privati proprietari³ o in deposito dagli enti pubblici⁴, previo assenso della competente Direzione Generale Archivi – Servizio II, archivi al fine di consentirne la fruizione da parte della collettività.

Procedura per il comodato o il deposito di documenti o di un archivio

• Richiesta indirizzata alla Soprintendenza da parte del privato o dell’Ente proprietario, corredata  della dichiarazione di voler dare in comodato o in deposito il proprio archivio e della descrizione o elenco di consistenza dell’archivio stesso;
• Parere del direttore dell’Istituto ricevente;
• Redazione di una bozza di convenzione fra le parti;
• Trasmissione della richiesta alla Direzione Generale Archivi – Servizio II con parere della Soprintendenza e del direttore dell’Istituto ricevente corredato di un elenco di consistenza dell’archivio;
• Provvedimento autorizzativo della Direzione Generale Archivi;
• Stipula della convenzione di comodato tra il privato proprietario e l’Istituto ricevente o di deposito fra l’Ente proprietario e l’Istituto ricevente.

Approfondimento normativo