PRESTITO PER MOSTRE ED ESPOSIZIONI

MOSTRE IN ITALIA

È soggetto ad autorizzazione il prestito per mostre ed esposizioni sul territorio nazionale:

• degli archivi e dei singoli documenti delle regioni, degli altri enti pubblici territoriali, nonché di ogni altro ente e istituto pubblico;
• degli archivi e dei singoli documenti appartenenti a privati per i quali sia intervenuta la dichiarazione di interesse storico particolarmente importante¹

Il provvedimento autorizzativo del prestito spetta al Soprintendente su delega del Direttore generale archivi².  Il prestatore deve presentare alla Soprintendenza formale richiesta almeno quattro mesi prima dell’inizio della manifestazione allegando:

• Scheda conservativa debitamente compilata e sottoscritta dal legale rappresentante dell’ente, ovvero dal dirigente del settore responsabile della gestione dell’archivio, o dal privato;
•  Facility report  della sede espositiva da compilarsi a cura dell’organizzatore e nel quale deve essere indicato il responsabile della custodia dei documenti in prestito;
•  Progetto  scientifico della mostra;
• Copia della polizza assicurativa stipulata. L’assicurazione dei documenti deve intendersi nella formula da “chiodo a chiodo”.

L’ente organizzatore deve garantire ai documenti che temporaneamente ospita idonee condizioni di sicurezza e conservazione durante l’imballaggio, il trasporto e l’esposizione, stipulando la polizza assicurativa nel rispetto delle condizioni fissate dal prestatore.³

Il Soprintendente rilascerà la prevista autorizzazione entro i 90 giorni successivi alla ricezione della richiesta.⁴

Al termine della manifestazione espositiva il proprietario o possessore dei documenti deve comunicare l’avvenuta riconsegna alla sede di provenienza.

MOSTRE ALL’ESTERO

La richiesta di autorizzazione al prestito e all’uscita temporanea dal territorio della Repubblica o all’esportazione temporanea dal territorio dell’Unione Europea per manifestazioni, mostre o esposizioni d’arte di alto interesse culturale dei documenti degli enti pubblici territoriali e non territoriali, dei privati dichiarati di interesse culturale o che comunque presentino interesse culturale deve essere inviata alla Soprintendenza da parte del prestatore almeno quattro mesi prima dell’inizio della manifestazione⁵, allegando:

• Scheda conservativa debitamente compilata e sottoscritta dal legale rappresentante dell’ente ovvero dal dirigente del settore responsabile della gestione dell’archivio, o dal privato;
• Facility report da compilarsi a cura dell’organizzatore (Facility report english). Nel Facility report deve essere indicato il responsabile della custodia dei documenti all’estero;
•  Progetto scientifico della mostra;
•  Copia della polizza assicurativa stipulata. L’assicurazione dei documenti deve intendersi nella formula da “chiodo a chiodo”. L’assicurazione può essere sostituita dall’assunzione del rischio   da parte dello Stato, per le manifestazioni promosse all’estero dal Ministero o, con la partecipazione statale, da enti pubblici ⁶

La Soprintendenza cura l’istruttoria e trasmette la richiesta, corredata del proprio parere, alla Direzione Generale Archivi.

Contestualmente la Soprintendenza invia la pratica all’Ufficio Esportazione competente per territorio e dove sono state costituite apposite Commissioni formate anche da archivisti, chiedendo di procedere al rilascio dell’attestato di circolazione temporanea ex art. 71 del d.lgs. 42/2004 o della licenza di esportazione temporanea ex art. 74 del d.lgs. 42/2004.

Di conseguenza, ottenuta l’autorizzazione, l’interessato presenta denuncia all’Ufficio Esportazione competente per territorio.

Dell’avvenuto rientro in Italia e della restituzione e ricollocazione dei documenti nel fondo di appartenenza deve essere data comunicazione alla Soprintendenza.

Riferimenti normativi d.lgs. n. 42/2004, artt. 48, 66, 74

Approfondimento normativo