SPOSTAMENTI, TRASFERIMENTI, OUTSOURCING

Lo spostamento, anche temporaneo, degli archivi storici e di deposito di un archivio vigilato deve sempre essere autorizzato dalla Soprintendenza ¹

In base alla stessa norma, deve essere autorizzato anche il trasferimento ad altra persona giuridica sia degli archivi pubblici che di quelli privati dichiarati di interesse culturale, anche nel caso che tale trasferimento non ne comporti lo spostamento fisico.

Non è invece richiesta autorizzazione per lo spostamento degli archivi correnti, ossia quelli ancora utilizzati per lo svolgimento dell’attività amministrativa del soggetto che li detiene, anche se è necessario darne comunicazione alla Soprintendenza in modo da consentire il corretto svolgimento dell’attività di vigilanza.

Anche lo spostamento di un archivio dovuto al mutamento di dimora o di sede del detentore deve essere preventivamente denunciato al Soprintendente, che, entro trenta giorni dal ricevimento della denuncia, può prescrivere le misure necessarie affinchè i documenti non subiscano danno dal trasporto.

Un particolare tipo di spostamento è costituito dal deposito di archivi di enti pubblici o dal comodato di archivi privati presso un Archivio di Stato o un altro Istituto culturale ².

Outsourcing archivistico

Gli enti pubblici e privati, soprattutto quando detentori di ingenti quantità di materiale documentario conservato sia per obblighi di legge che per finalità giuridico-amministrative, possono affidare l’organizzazione e la gestione dei propri servizi d’archivio a società di outsourcing . L’esternalizzazione favorisce in questi casi la corretta gestione e conservazione del patrimonio documentario e la sua digitalizzazione, misure indispensabili per soddisfare diversi obblighi di legge, dalle norme in materia di tutela del patrimonio culturale alle più recenti norme sulla trasparenza amministrativa.

L’affidamento avviene sulla base di un contratto che vincola le parti e le tutela sia reciprocamente che nei confronti di terzi.

Fasi di attuazione dell’esternalizzazione

• valutazione da parte dell’ente dell’opportunità di procedere all’esternalizzazione di uno o più servizi;
• eventuale preparazione di uno studio di fattibilità;
• redazione di un capitolato speciale d’appalto contenente l’indicazione del tipo e della durata dei servizi e dei requisiti richiesti all’outsourcer³;
• individuazione dell’outsourcer;
• redazione di un progetto esecutivo, articolato in più fasi;
• stesura del contratto e redazione di un capitolato tecnico con descrizione del servizio, durata e compensi;
• verifica periodica sull’esecuzione delle varie fasi del progetto;

La documentazione, corredata di un elenco contenente tipologia, esatta consistenza ed estremi cronologici del materiale stesso, potrà essere trasferita all’outsourcer previa autorizzazione della Soprintendenza archivistica competente per territorio⁴.

Anche eventuali operazioni di scarto a cura dell’outsourcer con proprio personale, dovranno essere preventivamente autorizzate dalla Soprintendenza archivistica competente⁵.

Approfondimento normativo

Linee guida per l’0utsoucing nei servizi archivistici