CONSULTAZIONE

CONSULTAZIONE ARCHIVI STORICI DEGLI ENTI PUBBLICI

I documenti conservati negli archivi storici delle regioni, degli altri enti pubblici territoriali nonché di ogni altro ente ed istituto pubblico sono liberamente consultabili ¹ ad eccezione degli atti dichiarati riservati dal Ministero dell’Interno d’intesa col Ministero della Cultura ^2.

La richiesta per la consultazione va inoltrata direttamente all’ente proprietario, che consente all’interessato la consultazione dell’archivio  secondo il proprio Regolamento della Sala di studio dell’Archivio storico nel rispetto delle eccezioni e limitazioni disposte dalla avvenuta notifica della declaratoria di riservatezza.

L’intervento della Soprintendenza può essere richiesto in caso di difficoltà opposte alla consultazione.

La Soprintendenza ha competenza sul rilascio del parere in caso di richiesta di consultazione di atti riservati ex art. 123 del d.lgs. 42/2004.

Infatti per scopi storici e documentati motivi di studio e di ricerca, il Ministro dell’Interno può autorizzare la consultazione dei documenti riservati anche prima che siano trascorsi i termini della non consultabilità.

Per ottenere la relativa autorizzazione lo studioso deve inoltrare una richiesta alla Prefettura competente per territorio, che provvederà ad acquisire il parere del Soprintendente archivistico³.

Si ricorda che i documenti per i quali è autorizzata la consultazione conservano il loro carattere riservato e non possono essere utilizzati da altri soggetti senza la relativa autorizzazione.

LIMITI DELLA CONSULTAZIONE

Ai sensi degli artt. 122-127 del d.lgs 42/2004, sono sottratti dalla consultazione:

• i singoli documenti dichiarati di carattere riservato relativi alla politica estera o interna dello Stato, per i quali sia stata emessa la declaratoria di riservatezza dal Ministero dell’interno, che diventano consultabili 50 anni dopo la loro data;
• i documenti contenenti i dati sensibili e i dati giudiziari che diventano consultabili 40 anni dopo la loro data. Per dati sensibili si intendono quelli idonei a rivelare l’origine etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni a carattere religioso, filosofico, politico, sindacale. Sono dati giudiziari i dati personali idonei a rivelare provvedimenti in materia di casellario giudiziale, di anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato o a rivelare la qualità di imputato o indagato ai sensi degli articoli 60 e 61 del Codice di procedura penale;
• i documenti contenenti i dati riguardanti la salute, la vita sessuale e situazioni particolarmente riservate che diventano consultabili 70 anni dopo la loro data.

CONSULTAZIONE ARCHIVI PRIVATI VIGILATI

Ai sensi dell’art. 127 del d.lgs. 42/2004 i privati proprietari, possessori o detentori di archivi o di singoli documenti dichiarati ai sensi dell’art. 13 hanno l’obbligo di permettere agli studiosi, che ne facciano motivata richiesta tramite il Soprintendente archivistico, la consultazione dei documenti secondo modalità concordate tra i privati stessi e il Soprintendente. Le relative spese sono a carico dello studioso.

Sono esclusi dalla consultazione i documenti dichiarati di carattere riservato ai sensi dell’art. 125.

I proprietari di archivi privati dichiarati di interesse storico particolarmente importante, sia che conservino gli stessi archivi presso di sé, sia che li depositino negli Archivi di Stato o negli Archivi storici degli Enti pubblici o a questi li donino, li vendano, li lascino in legato, possono stabilire la non consultabilità dei documenti degli ultimi 70 anni, qualunque sia il loro contenuto. La disposizione non vale nei confronti dei depositanti, dei donanti e di qualsiasi altra persona da essi designata e per gli “aventi causa dai depositanti, donanti e venditori, quando si tratti di documenti concernenti oggetti patrimoniali, ai quali essi siano interessati per il titolo di acquisto”.

Si ricorda, infine, che “qualora il titolare dei dati personali abbia esercitato i diritti a lui riconosciuti dalla normativa che ne disciplina il trattamento, i documenti degli archivi storici sono conservati e consultabili unitamente alla documentazione relativa all’esercizio degli stessi diritti. Su richiesta del titolare medesimo può essere disposto il blocco dei dati personali che non siano di rilevante interesse pubblico, qualora il loro trattamento comporti un concreto pericolo di lesione della dignità, della riservatezza o dell’identità personale dell’interessato”. ⁴

Poiché il trattamento di dati personali a fini storici, di studio, di ricerca e di documentazione è riconosciuto come attività di rilevante interesse pubblico, non è obbligatorio richiedere il consenso degli interessati. Tuttavia, gli studiosi che consultano archivi privati, anche non dichiarati di interesse storico particolarmente importante, devono attenersi alle Regole deontologiche per il trattamento ai fini di archiviazione nel pubblico interesse o per scopi di ricerca storica.⁵

MODALITA’ DI RICHIESTA DI CONSULTAZIONE

Lo studioso deve presentare domanda alla Soprintendenza utilizzando l’apposito modulo, dopo aver consultato previamente gli inventari degli archivi messi a disposizione da questa Soprintendenza.

Alla richiesta deve essere allegata la copia (fronte e retro) del documento di riconoscimento indicato nella domanda.

Gli studenti universitari devono allegare alla richiesta di consultazione una lettera di presentazione del professore che dirige la ricerca o la tesi di laurea. Per ricerche a scopo di pubblicazione è necessaria la lettera di presentazione del coordinatore della ricerca o dell’editore che pubblicherà il volume o l’articolo.

Una volta verificato che non vi siano condizioni ostative alla consultazione, l’Ufficio trasmette la domanda al proprietario dell’archivio e, per conoscenza, allo studioso richiedente, con l’invito a consentirne la consultazione.

Il privato ha la possibilità di far consultare la documentazione o nel luogo di conservazione dell’archivio, chiedendo eventualmente che la consultazione avvenga in presenza di un funzionario della Soprintendenza, o depositandola presso l’Archivio di Stato competente o tramite riproduzione fotografica degli stessi documenti.

Date e orari per la consultazione possono essere concordati direttamente dallo studioso con il proprietario o tramite la Soprintendenza.

Per gli archivi della Chiesa cattolica o di altre confessioni religiose l’autorizzazione deve essere richiesta direttamente ai rispettivi responsabili (si ricordi che nelle diocesi cattoliche l’Ufficio Cultura svolge di solito funzioni analoghe a quelle della Soprintendenza archivistica nei confronti degli archivi delle parrocchie e di altri Enti ecclesiastici). Anche in questo caso l’intervento della Soprintendenza può essere richiesto in caso di difficoltà opposte alla consultazione.

CASI DI ESCLUSIONE DALLA CONSULTAZIONE

La consultazione degli archivi vigilati è negata a coloro che compaiono nell’elenco degli esclusi dalle sale di studio delle Biblioteche statali e degli Archivi di Stato a causa di procedimenti in corso per sospetta sottrazione o danneggiamento del patrimonio documentario. Inoltre, la consultazione può essere temporaneamente sospesa:

• durante le operazioni di ordinamento, inventariazione o trasferimento degli archivi;
• per ristrutturazione dei locali utilizzati come depositi d’archivio;
• per operazioni di salvataggio o restauro di documenti o di interi archivi;
• per fondati motivi personali dei proprietari degli archivi privati.

DECLARATORIA DI RISERVATEZZA

L’accertamento dell’esistenza e della natura degli atti non liberamente consultabili indicati agli articoli 122 e 127 del Codice dei beni culturali e del paesaggio è effettuato dal Ministero dell’Interno, d’intesa col Ministero della Cultura ⁵.

Dopo l’istituzione, ex decreto del Presidente della Repubblica 13 dicembre 1975, n. 805, del Ministero per i beni culturali e ambientali, ora Ministero della Cultura, il Ministero dell’Interno ha conservato per effetto del decreto del Presidente della Repubblica 30 dicembre 1975, n. 854 alcune attribuzioni in materia di documenti archivistici non ammessi alla libera consultabilità.

Pertanto, in base al combinato disposto dagli artt. 4 del d.p.r. 854/1975 e 30, comma 4 del d.lgs. 42/2004, il Ministero dell’Interno è chiamato a decidere, sulla scorta degli inventari redatti e inviati dagli enti ed istituti pubblici e dai proprietari, possessori o detentori di archivi privati dichiarati, quali documenti siano da ritenersi di carattere riservato.

Si ricorda che tra gli obblighi conservativi ai quali sono tenuti gli enti pubblici territoriali, tutti gli altri enti ed istituti pubblici nonché i proprietari, possessori o detentori di archivi privati dichiarati vi è la redazione dell’inventario dei propri archivi storici, “costituiti dai documenti relativi agli affari esauriti da oltre quarant’anni”. Una “copia degli inventari e dei relativi aggiornamenti” deve essere inviata alla Soprintendenza e al Ministero dell’Interno per gli accertamenti di cui all’art. 125, Codice dei beni culturali e del paesaggio.

Approfondimento normativo