DONAZIONE

I privati proprietari di beni archivistici di interesse storico possono donare i propri archivi o singoli documenti all’Amministrazione archivistica (Archivi di Stato). Nel caso in cui i privati volessero donare il proprio archivio e quest’ultimo non risultasse notificato, la Soprintendenza prima di dare corso alla donazione verificherà la sussistenza del rilevante interesse culturale.

Procedura per la donazione di archivi o singoli documenti

• L’Archivio di Stato beneficiario della donazione riceve la dichiarazione resa con le formalità dell’art. 38 del Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, nella quale il proprietario dell’archivio o di documenti manifesta la volontà di donare;¹
• Il Direttore dell’Archivio di Stato beneficiario della donazione, ricevuta la proposta di donazione, effettuate le verifiche di procedibilità, ne trasmette gli esiti al Soprintendente che provvede a effettuare l’istruttoria, di legittimità e di merito, circa la correttezza dei dati forniti dal proponente la donazione, l’interesse culturale e il valore economico del compendio archivistico offerto in dono e la conseguente opportunità per lo Stato di procedere alla sua acquisizione;
• La Soprintendenza invia gli esiti dell’istruttoria alla Direzione Generale Archivi competente al rilascio dell’autorizzazione e comunica al proponente la donazione e l’avvio dell’iter per la richiesta, alla Direzione Generale Archivi, dell’autorizzazione e all’accettazione della donazione stessa;
• Il Direttore dell’Archivio di Stato, dal canto suo, esprime la disponibilità ad accettare la donazione, anche in relazione agli spazi disponibili, con nota indirizzata alla Soprintendenza, alla Direzione Generale Archivi e, per conoscenza, al donante;
• Il Dirigente della Direzione Generale Archivi – Servizio II, sulla scorta degli esiti istruttori che gli pervengono dall’Archivio di Stato e dalla Soprintendenza archivistica, valuta, anche in ragione dell’interesse culturale e del valore economico della documentazione offerta in dono, se sottoporre la questione al competente Comitato tecnico scientifico al fine di acquisirne il parere, o se proporre direttamente al Direttore generale le determinazioni da assumere in proposito;
• Il Direttore generale archivi, sulla scorta dell’istruttoria compiuta dagli uffici centrali e periferici ed, eventualmente, del parere reso dal Comitato tecnico scientifico, adotta il provvedimento di autorizzazione all’accettazione della donazione;
• Il donante e il Direttore dell’Archivio di Stato beneficiario della donazione stipulano il contratto con la forma dell’atto pubblico alla presenza di due testimoni e una copia dell’atto così stipulato è inviata alla Direzione Generale Archivi. Se il valore economico del bene archivistico offerto in donazione è da ritenersi modico, la donazione può perfezionarsi, anziché con l’atto pubblico, attraverso l’accettazione della proposta di donazione², espressa con atto formale dal Direttore dell’Archivio di Stato, previa autorizzazione del Direttore generale archivi di cui sopra;
• All’atto della consegna della documentazione archivistica oggetto l’Archivio di Stato beneficiario ha l’obbligo di procedere all’assunzione in carico di detta documentazione nel conto generale del patrimonio dello Stato, redigendo al riguardo apposito verbale, che sarà inviato alla Direzione Generale Archivi.

Approfondimento normativo