SELEZIONE E SCARTO DI DOCUMENTI

La selezione e lo scarto di documenti d’archivio, è un intervento soggetto ad autorizzazione ai sensi dell’art. 21, comma 1, lett. d del Codice dei beni culturali e del paesaggio.

Tale attività è funzionale a una ordinata gestione dell’archivio e permette di garantire la conservazione di quelle fonti documentarie in grado di tramandare quanto si ritiene di valore culturale permanente e di fondamentale conoscenza per la storia istituzionale dell’ente stesso. I termini previsti per la conclusione del procedimento sono 60 giorni.

La selezione e lo scarto presuppone una decisione valutativa consapevole da compiersi con la massima cautela considerando attentamente sia che i medesimi abbiano esaurito la loro validità giuridico-amministrativa sia che gli stessi possano essere ritenuti privi di interesse quali fonti culturali rilevanti per la memoria dell’attività dell’ente.

Strumenti utili all’attività di selezione e scarto sono i Massimari di scarto e i Piani di conservazione (approfondimento normativo e modelli vari per gli Enti).

In questa pagina della Direzione Generale Archivi del MIC sono consultabili le principali informazioni relative ai massimari di scarto e ai piani di conservazione in uso.

• I Massimari di scarto sono costituiti da linee guida suscettibili di modificazioni e aggiornamenti. Consistono in elenchi ragionati di documentazione che dopo un determinato periodo di conservazione (variabile da 5 a 50 anni) può essere proposta per lo scarto secondo i principi suindicati, mentre la prima parte del massimario è costituita dall’elenco della documentazione a conservazione perenne.
• I piani di conservazione, stabiliscono a priori i tempi di attività, semi-attività, dei documenti nonché i tempi di conservazione degli stessi. Per ciascun documento classificato sono previsti i tempi di conservazione o la durata illimitata dei medesimi nel rispetto delle disposizioni vigenti in materia di tutela dei beni culturali. Tale modalità consente una maggior efficacia e praticità nella fase di selezione della documentazione da proporre allo scarto. Infatti la valutazione sull’eliminazione di documenti è contestuale alla creazione del documento e non successiva. Si segnala che il piano di conservazione è strettamente connesso con il titolario di classificazione adottato dall’ente. (Rif. art. 68 del D.P.R. n. 445/2000 (Testo unico disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa).

La richiesta di autorizzazione allo scarto, indirizzata alla Soprintendenza a firma del dirigente o altro soggetto responsabile dell’archivio pubblico o privato se dichiarato di interesse culturale, deve essere corredata dell’elenco dei documenti proposti per lo scarto, sia in formato excel che in formato pdf.

L’elenco di proposta di scarto deve riportare:

• tipologia degli atti che s’intendono eliminare con annessa la classificazione di riferimento o la categoria di riferimento;
• estremi cronologici degli atti;
• peso espresso in Kg o metri lineari o numero di buste o faldoni;
• motivazione dello scarto e riferimento ai decorsi tempi di conservazione in relazione al massimario di scarto o al piano di conservazione adottato.

Ottenuta l’autorizzazione il richiedente procede con le operazioni di eliminazione della documentazione, avendo particolare riguardo  alla documentazione contenente dati sensibili.

Ai sensi dell’art. 8 (Cessione degli atti di cui è disposto lo scarto) del D.P.R. n.37/2001 (Regolamento di semplificazione dei procedimenti di costituzione e rinnovo delle Commissioni di sorveglianza sugli archivi e per lo scarto dei documenti degli uffici dello Stato) si ricorda che la documentazione da eliminare va consegnata a una ditta specializzata, alla Croce rossa italiana o ad altra organizzazione no-profit di volontariato, che ne garantisca la distruzione.

Per la conclusione del procedimento di scarto è necessario inviare alla Soprintendenza copia del verbale di distruzione degli atti con il peso complessivo ovvero con le quantità dei pezzi distr

APPLICATIVO ScartUP

E’ una web application sviluppata per razionalizzare e rendere più efficace la procedura di selezione e scarto archivistico e rende trasparente l’azione di tutela affidata alle Soprintendenze
archivistiche e bibliografiche. Intende soprattutto agevolare gli enti nella compilazione e nella trasmissione delle domanda di scarto in riferimento a specifiche tipologie documentarie, fornendo
indicazioni sui tempi di conservazione e sulla correttezza formale della domanda.

È disponibile qui una breve guida alle funzioni principali dell’applicativo ScartUP.

Attualmente ScartUP è in funzione esclusivamente per i COMUNI.

Per utilizzarlo è necessario connettersi al sito http://scartup-sab-vta.cultura.gov.it/ e eseguire il login, utilizzando il codice IPA dell’ente di cui si desidera compilare l’elenco di scarto.

Una volta connessi, sarà possibile redigere l’elenco di scarto utilizzando il piano di conservazione di riferimento.

L’elenco sarà disponibile per l’esportazione in formato pdf e dovrà essere poi trasmesso alla Soprintendenza via PEC all’indirizzo sab-vta@pec.cultura.gov.it