PRESTITO PER MOSTRE ALL’INTERNO DEL TERRITORIO NAZIONALE

Gli enti pubblici, per il prestito sul territorio nazionale di documenti loro appartenenti, e tutti i privati, per i documenti loro appartenenti dichiarati di interesse storico particolarmente importante, devono chiedere l’autorizzazione al Ministero della Cultura (D.Lgs. n. 42/2004, art. 48; SPR 233/2007, art. 9 c. 2, lett. c), il cui rilascio è delegato al Soprintendente (decreto direttoriale 6 luglio 2010, pubblicato in G.U. 26 novembre 2010, n. 277).

 A partire dal 15/09/2016 le Soprintendenze archivistiche e bibliografiche espletano l’intero procedimento amministrativo – dalla fase istruttoria all’atto autorizzativo – relativo al prestito di beni librari in occasione di mostre e manifestazioni culturali all’interno del territorio nazionale (art. 48 del D.Lgs. n. 42/2004).

Termine del procedimento: 90 giorni

 La richiesta di autorizzazione al trasferimento dei beni librari per mostre va indirizzata almeno 4 mesi prima (D.Lgs. n. 42/2004, art. 48, c. 2) dell’inizio della manifestazione alla Soprintendenza Archivistica e Bibliografica del Veneto e del Trentino – Alto Adige all’indirizzo pec: sab-vta@pec.cultura.gov.it

La documentazione da inviare alla Soprintendenza è la seguente:

1 – Richiesta da parte dell’istituto organizzatore della mostra per le opere da esporre, in cui garantisce le seguenti condizioni di conservazione e sicurezza:

a) stipula di una polizza assicurativa con la formula “da chiodo a chiodo”

b) adeguati sistemi di vigilanza, anti intrusione, prevenzione ed estinzione degli incendi nei locali espositivi;

c) controlli ambientali dell’umidità (umidità relativa entro il 50/60 %) e della temperatura tra 16° e 20° C;

d) illuminazione artificiale indiretta intorno ai 50 lux;

e) esposizione dei beni librari in teche protettive;

2 – Lettera di consenso al trasferimento dei beni da parte dell’istituto prestatore/ possessore (se diverso da quello organizzatore);

3 – Progetto scientifico della mostra;

4 – Elenco dei beni librari, specificando: Autore, Titolo, Collocazione delle opere;

5 – Scheda movimento bene culturale da compilare per ogni singola opera, indicando il responsabile della sua custodia (d.lgs. 42/2004, art. 48, c. 2) ed il valore per cui sarà assicurata (c. 4)

6 – Facility Report della sede espositiva;

7 – Fotografie a campione dei volumi da esporre;

8 – Copia del Certificato della polizza assicurativa;

9 – Modulo condizioni specifiche di prestito da far sottoscrivere alla Compagnia assicuratrice (da compilare e allegare come parte integrante della polizza se il Direttore dell’istituto prestatore ne ravvisa la necessità)

10 – Comunicazione del rientro dei beni in biblioteca da parte dell’ente prestatore/ possessore a conclusione della mostra.

Si ricorda che di norma l’esposizione può essere autorizzata al massimo per 90 giorni (tre mesi) per ogni bene al fine di assicurare la tutela del materiale bibliografico esposto.

A seguito di indicazioni della Direzione Generale Biblioteche e Diritto d’Autore  –  Servizio II (Circ. n.7561 del 18/05/2021) si ricorda che per quanto riguarda opere di elevato valore assicurativo (pari o superiore a Euro 300.000,00)  la Biblioteca deve essere in possesso  di una copia di sicurezza ad alta definizione.