{"id":195,"date":"2023-12-01T15:09:21","date_gmt":"2023-12-01T14:09:21","guid":{"rendered":"http:\/\/sab-vta.cultura.gov.it\/?page_id=195"},"modified":"2026-01-13T12:15:23","modified_gmt":"2026-01-13T11:15:23","slug":"selezione-e-scarto-di-documenti","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/sab-vta.cultura.gov.it\/?page_id=195","title":{"rendered":"Selezione e scarto di documenti"},"content":{"rendered":"<p><strong>SELEZIONE E SCARTO DI DOCUMENTI<\/strong><\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">La selezione e lo scarto di documenti d\u2019archivio,\u00a0\u00e8 un intervento <strong>soggetto ad autorizzazione <\/strong>ai sensi dell\u2019art. 21, comma 1, lett. d del Codice dei beni culturali e del paesaggio<em>.<\/em><\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Tale attivit\u00e0 \u00e8 funzionale a una ordinata gestione dell\u2019archivio e permette di garantire la conservazione di quelle fonti documentarie in grado di tramandare quanto si ritiene di valore culturale permanente e di fondamentale conoscenza per la storia istituzionale dell\u2019ente stesso. I termini previsti per la conclusione del procedimento sono<strong>\u00a060 giorni<\/strong>.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">La selezione e lo scarto presuppone una decisione valutativa consapevole da compiersi con la massima cautela considerando attentamente sia che i medesimi abbiano esaurito la loro validit\u00e0 giuridico-amministrativa sia che gli stessi possano essere ritenuti privi di interesse quali fonti culturali rilevanti per la memoria dell\u2019attivit\u00e0 dell\u2019ente.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Strumenti utili all\u2019attivit\u00e0 di selezione e scarto sono i <strong>Massimari di scarto<\/strong> e i <strong>Piani di conservazione<\/strong> (<a href=\"https:\/\/sab-vta.cultura.gov.it\/wp-content\/uploads\/2024\/04\/Approfondimento-normativo-e-modelli-1.pdf\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">approfondimento normativo e modelli vari per gli Enti<\/a>).<\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/archivi.cultura.gov.it\/in-evidenza\/prassi\/piani-di-conservazione-e-massimari-di-scarto\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">In questa pagina<\/a> della <strong>Direzione Generale Archivi<\/strong> del MIC sono consultabili le principali informazioni relative ai massimari di scarto e ai piani di conservazione in uso.<\/p>\n<ul>\n<li style=\"text-align: justify;\">I <strong>Massimari di scarto<\/strong>\u00a0sono costituiti da linee guida suscettibili di modificazioni e aggiornamenti. Consistono in elenchi ragionati di documentazione che dopo un determinato periodo di conservazione (variabile da 5 a 50 anni) pu\u00f2 essere proposta per lo scarto secondo i principi suindicati, mentre la prima parte del massimario \u00e8 costituita dall\u2019elenco della documentazione a conservazione perenne.<\/li>\n<li style=\"text-align: justify;\"><strong>I piani di conservazione<\/strong>, stabiliscono a priori i tempi di attivit\u00e0, semi-attivit\u00e0, dei documenti nonch\u00e9 i tempi di conservazione degli stessi. Per ciascun documento classificato sono previsti i tempi di conservazione o la durata illimitata dei medesimi nel rispetto delle disposizioni vigenti in materia di tutela dei beni culturali. Tale modalit\u00e0 consente una maggior efficacia e praticit\u00e0 nella fase di selezione della documentazione da proporre allo scarto. Infatti la valutazione sull\u2019eliminazione di documenti \u00e8 contestuale alla creazione del documento e non successiva. Si segnala che il piano di conservazione \u00e8 strettamente connesso con il titolario di classificazione adottato dall\u2019ente. (Rif. art. 68 del D.P.R. n. 445\/2000 (<em>Testo unico disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa<\/em>).<\/li>\n<\/ul>\n<p style=\"text-align: justify;\"><strong>La richiesta di autorizzazione allo scarto,<\/strong> indirizzata alla Soprintendenza a firma del dirigente o altro soggetto responsabile dell\u2019archivio pubblico o privato se dichiarato di interesse culturale, deve essere corredata dell\u2019elenco dei documenti proposti per lo scarto, sia in formato excel che in formato pdf.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">L\u2019elenco di proposta di scarto deve riportare:<\/p>\n<ul style=\"text-align: justify;\">\n<li><strong>tipologia degli atti\u00a0<\/strong>che s\u2019intendono eliminare con annessa la classificazione di riferimento o la categoria di riferimento;<\/li>\n<li><strong>estremi cronologici degli atti<\/strong>;<\/li>\n<li><strong>peso<\/strong>\u00a0espresso in Kg o metri lineari o numero di buste o faldoni;<\/li>\n<li><strong>motivazione dello scarto<\/strong>\u00a0e riferimento ai decorsi tempi di conservazione in relazione al massimario di scarto o al piano di conservazione adottato.<\/li>\n<\/ul>\n<p style=\"text-align: justify;\">Ottenuta l\u2019autorizzazione il richiedente procede con le operazioni di eliminazione della documentazione, avendo particolare riguardo\u00a0 alla documentazione contenente <strong>dati sensibili.<\/strong><\/p>\n<p><strong>Ai sensi dell\u2019art. 8<\/strong> (<em>Cessione degli atti di cui \u00e8 disposto lo scarto<\/em>) del <strong>D.P.R. n.37\/2001<\/strong> (<em>Regolamento di semplificazione dei procedimenti di costituzione e rinnovo delle Commissioni di sorveglianza sugli archivi e per lo scarto dei documenti degli uffici dello Stato<\/em>) si ricorda che la documentazione da eliminare va consegnata a una ditta specializzata, alla Croce rossa italiana o ad altra organizzazione no-profit di volontariato, che ne garantisca la distruzione.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Per la conclusione del procedimento di scarto \u00e8 necessario inviare alla Soprintendenza copia del verbale di distruzione degli atti con il peso complessivo ovvero con le quantit\u00e0 dei pezzi distrutti.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><span style=\"font-size: 14pt;\"><strong>APPLICATIVO ScartUP<\/strong><\/span><\/p>\n<p>E&#8217; una web application sviluppata per razionalizzare e rendere pi\u00f9 efficace la procedura di selezione e scarto archivistico e rende trasparente l\u2019azione di tutela affidata alle Soprintendenze<br \/>\narchivistiche e bibliografiche. Intende soprattutto agevolare gli enti nella compilazione e nella trasmissione delle domanda di scarto in riferimento a specifiche tipologie documentarie, fornendo indicazioni sui tempi di conservazione e sulla correttezza formale della domanda.<\/p>\n<p>\u00c8 disponibile qui una<a href=\"http:\/\/www.sab-vta.beniculturali.it\/wp-content\/uploads\/2023\/03\/Alicubi_scartUP_How_to.pdf\">\u00a0breve guida<\/a> alle funzioni principali dell&#8217;applicativo ScartUP.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Attualmente ScartUP \u00e8 in funzione esclusivamente per i COMUNI.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Per utilizzarlo \u00e8 necessario connettersi al sito <a href=\"http:\/\/scartup-sab-vta.cultura.gov.it\/\">http:\/\/scartup-sab-vta.cultura.gov.it\/\u00a0<\/a>e eseguire il login, utilizzando il codice IPA dell\u2019ente di cui si desidera compilare l\u2019elenco di scarto.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Una volta connessi, sar\u00e0 possibile redigere l\u2019elenco di scarto utilizzando il piano di conservazione di riferimento.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">L\u2019elenco sar\u00e0 disponibile per l\u2019esportazione in formato pdf e dovr\u00e0 essere poi trasmesso alla Soprintendenza via PEC all\u2019indirizzo <strong>sab-vta@pec.cultura.gov.it<\/strong><\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>SELEZIONE E SCARTO DI DOCUMENTI La selezione e lo scarto di documenti d\u2019archivio,\u00a0\u00e8 un intervento soggetto ad autorizzazione ai sensi dell\u2019art.<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":0,"parent":97,"menu_order":2,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","template":"","meta":{"footnotes":""},"tags":[],"class_list":["post-195","page","type-page","status-publish","hentry"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/sab-vta.cultura.gov.it\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/pages\/195","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/sab-vta.cultura.gov.it\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/pages"}],"about":[{"href":"https:\/\/sab-vta.cultura.gov.it\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/types\/page"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sab-vta.cultura.gov.it\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sab-vta.cultura.gov.it\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fcomments&post=195"}],"version-history":[{"count":43,"href":"https:\/\/sab-vta.cultura.gov.it\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/pages\/195\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":3419,"href":"https:\/\/sab-vta.cultura.gov.it\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/pages\/195\/revisions\/3419"}],"up":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sab-vta.cultura.gov.it\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/pages\/97"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/sab-vta.cultura.gov.it\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fmedia&parent=195"}],"wp:term":[{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/sab-vta.cultura.gov.it\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Ftags&post=195"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}